Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens AIRIAS verwerkt, waarom dat gebeurt, hoe lang gegevens worden bewaard en welke rechten betrokkenen hebben. Het geldt voor airias.nl, de webshop, contact- en adviesaanvragen, de AIRIAS Luchtkwaliteit Quickscan en de nieuwsbrief.

1. Wie is verantwoordelijk?

AIRIAS is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in dit privacybeleid.

Organisatie: AIRIAS (handelsnaam; controleer vóór publicatie of dit exact overeenkomt met de KvK-inschrijving)

KvK-nummer: 91305683

Adres: Wim Noordhoekkade 666, 1087 NJ Amsterdam, Nederland

E-mail: airias@houseofhealthy.nl

Telefoon: +31 6 24214797

Website: https://airias.nl

Vragen over privacy of verzoeken tot uitoefening van privacyrechten kunnen via het bovenstaande e-mailadres worden ingediend.

2. Op wie en waarop is dit beleid van toepassing?

Dit beleid geldt voor bezoekers van de website, klanten van de webshop, aanvragers van advies of een meting, deelnemers aan de AIRIAS Luchtkwaliteit Quickscan, nieuwsbriefabonnees en zakelijke contactpersonen. Het beleid geldt voor gegevens die rechtstreeks worden verstrekt en voor gegevens die bij gebruik van de website worden verzameld.

3. Welke gegevens verwerkt AIRIAS en waarom?

3.1 Website en webshop

Bij een bestelling of accountregistratie kan AIRIAS naam, factuur- en afleveradres, e-mailadres, telefoonnummer, bestelgegevens, betaalstatus, gekozen betaalmethode, correspondentie, IP-adres en technische loggegevens verwerken.

AIRIAS gebruikt deze gegevens om de overeenkomst uit te voeren, betalingen en verzending te organiseren, de bestelling en klantenservice af te handelen, fraude en misbruik te voorkomen en aan fiscale en administratieve verplichtingen te voldoen.

Grondslagen: uitvoering van de overeenkomst, wettelijke verplichting en – voor beveiliging en fraudepreventie – het gerechtvaardigd belang van AIRIAS.

3.2 Contact, persoonlijk advies en zakelijke aanvragen

Wanneer iemand contact opneemt, een offerte aanvraagt, een meting plant of ‘Vraag De Luchtdokter’ gebruikt, kan AIRIAS naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie, functie, adres of locatie, berichtinhoud, voorkeuren en relevante informatie over de ruimte of luchtvraag verwerken.

Deze gegevens worden gebruikt om de aanvraag te beantwoorden, een afspraak of offerte voor te bereiden, advies te geven, de gevraagde dienst uit te voeren en de zakelijke relatie te beheren.

Grondslagen: het nemen van stappen op verzoek van de betrokkene voorafgaand aan een overeenkomst, uitvoering van de overeenkomst en het gerechtvaardigd belang om aanvragen zorgvuldig af te handelen.

3.3 AIRIAS Luchtkwaliteit Quickscan

De quickscan verwerkt de gegeven antwoorden, het berekende adviesprofiel, naam, e-mailadres en – indien verstrekt – telefoonnummer. Ook kunnen datum, tijdstip en bewijs van toestemming worden vastgelegd. De antwoorden kunnen informatie bevatten over ervaren klachten, zoals hoofdpijn, vermoeidheid of een dof gevoel. Als zulke antwoorden aan een persoon kunnen worden gekoppeld, kunnen zij gezondheidsgegevens zijn en daarmee bijzondere persoonsgegevens.

AIRIAS gebruikt deze gegevens uitsluitend om het quickscanprofiel te berekenen, de uitslag per e-mail toe te sturen, een gevraagde vervolgvraag te beantwoorden en de quickscan op geaggregeerd of geanonimiseerd niveau te verbeteren. De antwoorden worden niet gebruikt voor een medische diagnose.

Grondslag gewone persoonsgegevens: toestemming en het uitvoeren van de door de deelnemer gevraagde quickscan.

Uitzondering voor mogelijke gezondheidsgegevens: uitdrukkelijke toestemming. Deelname is vrijwillig en toestemming kan altijd worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

De quickscan geeft een eerste indicatie. De uitslag is geen medische diagnose, luchtmeting of bouwkundige inspectie. De automatische indeling in een adviesprofiel heeft geen juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor de deelnemer.

3.4 Nieuwsbrief en commerciële e-mail

Voor de AIRIAS-nieuwsbrief verwerkt AIRIAS het e-mailadres, eventueel de voornaam, de datum en bron van inschrijving, voorkeuren en bewijs van toestemming. De nieuwsbrief kan tips, productinformatie en aanbiedingen bevatten.

Inschrijving is vrijwillig en staat los van een bestelling, contactaanvraag of quickscan. Het selectievakje is niet vooraf aangevinkt. Iedere nieuwsbrief bevat een eenvoudige afmeldmogelijkheid.

Grondslag: toestemming. Voor bestaande klanten kan AIRIAS, voor zover wettelijk toegestaan, informatie over eigen gelijksoortige producten of diensten sturen wanneer bij verkrijging van het e-mailadres een duidelijke en kosteloze afmeldmogelijkheid is geboden.

3.5 Reviews, reacties en klantfeedback

Wanneer iemand vrijwillig een review, reactie of feedback achterlaat, kan AIRIAS naam of schermnaam, e-mailadres, beoordeling, tekst, productreferentie, datum en technische antispamgegevens verwerken. AIRIAS gebruikt deze gegevens om de reactie te beoordelen, te publiceren, vragen te beantwoorden en misbruik te voorkomen.

Grondslagen: toestemming voor publicatie en het gerechtvaardigd belang om betrouwbare feedback en beveiliging te beheren.

3.6 Websitegebruik, cookies en orderattributie

Bij websitegebruik kunnen IP-adres, browsertype, apparaat, bezochte pagina’s, tijdstippen, verwijzende website, UTM-campagnegegevens, sessiegegevens, cookie-ID’s en interacties worden verwerkt. AIRIAS gebruikt deze informatie voor beveiliging, technisch functioneren, privacyvriendelijke statistieken, het verbeteren van de website en – alleen na vereiste toestemming – marketing en advertentiemeting.

Functionele cookies worden geplaatst omdat zij nodig zijn voor de website en webshop. Analytische of marketingcookies waarvoor toestemming nodig is, worden pas geplaatst nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven. Weigeren moet even eenvoudig zijn als accepteren. Meer informatie, waaronder actuele cookiecategorieën, aanbieders en bewaartermijnen, staat in het afzonderlijke cookiebeleid en het voorkeurenscherm.

Grondslagen: gerechtvaardigd belang voor noodzakelijke beveiliging en privacyvriendelijke statistiek; toestemming voor niet-noodzakelijke analytics, tracking en marketing.

4. Uit welke bronnen ontvangt AIRIAS gegevens?

AIRIAS ontvangt de meeste gegevens rechtstreeks van de betrokkene, bijvoorbeeld bij een bestelling, formulier, quickscan, nieuwsbriefinschrijving, e-mail of telefoongesprek. Technische gegevens kunnen automatisch via de website worden verzameld. Betalings-, verzend- of advertentiepartners kunnen statusinformatie teruggeven die nodig is om een bestelling, campagne of aanvraag af te handelen.

5. Met wie deelt AIRIAS persoonsgegevens?

AIRIAS verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor de genoemde doeleinden, wanneer de wet dit vereist of wanneer daarvoor toestemming is gegeven.

Afhankelijk van de gebruikte dienst kunnen gegevens worden gedeeld met de volgende categorieën ontvangers en verwerkers:

1. Hosting en websitebeheer: de hostingprovider en technische dienstverleners die airias.nl en de WordPress/WooCommerce-omgeving beschikbaar en veilig houden.
2. Betaling: Mollie en eventueel een andere betaalprovider die de klant bij het afrekenen kiest. AIRIAS ontvangt in beginsel alleen de betaalstatus en gegevens die nodig zijn voor administratie en terugbetaling.
3. Verzending: Sendcloud, vervoerders en fulfilmentpartijen die naam, afleveradres, e-mailadres en eventueel telefoonnummer nodig hebben om de bestelling te bezorgen en bezorginformatie te sturen.
4. E-mail en nieuwsbrief: Mailchimp en technische e-maildiensten voor het beheren van inschrijvingen, verzenden van nieuwsbrieven en afleveren van transactie- of formuliermails.
5. Formulieren en quickscan: de WordPress-omgeving en gebruikte formulierfunctionaliteit, waaronder Forminator en/of Elementor, voor opslag en verzending van inzendingen.
6. Analyse en advertenties: alleen overeenkomstig de cookiekeuze kunnen diensten zoals Google Analytics, Meta, LinkedIn, Pinterest of Hotjar gegevens ontvangen. De actuele diensten moeten in het cookiebeleid en voorkeurenscherm staan.
7. Professionele ondersteuning: boekhouder, juridisch adviseur, IT-beveiliger of andere adviseur, voor zover toegang noodzakelijk is en passende vertrouwelijkheid geldt.

Met partijen die persoonsgegevens namens AIRIAS verwerken, sluit AIRIAS waar nodig een verwerkersovereenkomst. Zelfstandig verantwoordelijke partijen, zoals betaalproviders en vervoerders, verwerken gegevens mede onder hun eigen privacybeleid.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, bijvoorbeeld in de Verenigde Staten. AIRIAS gebruikt zulke diensten alleen wanneer een geldig doorgiftemechanisme geldt, zoals een adequaatheidsbesluit, het EU-VS Data Privacy Framework voor deelnemende organisaties of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende beveiligingsmaatregelen waar nodig.

Meer informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via airias@houseofhealthy.nl.

7. Hoe lang bewaart AIRIAS gegevens?

AIRIAS bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil een langere termijn vereist.

Gegevenscategorie	Bewaartermijn
Bestellingen, facturen en fiscale basisadministratie	7 jaar na afloop van het relevante boekjaar; langer alleen wanneer een bijzondere fiscale regel dat vereist.
Accountgegevens	Tot verwijdering van het account of uiterlijk 2 jaar na de laatste activiteit, behalve gegevens die onderdeel zijn van de wettelijke administratie.
Contact-, advies- en offerteaanvragen	Maximaal 2 jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij daaruit een klantrelatie, overeenkomst of geschil voortvloeit.
Identificeerbare quickscaninzending en adviesprofiel	Maximaal 12 maanden na inzending, of eerder na intrekking of een geldig verwijderverzoek.
Beperkt bewijs van quickscantoestemming	Zolang dat redelijkerwijs nodig is om rechtmatige verwerking aan te tonen, in beginsel maximaal 5 jaar na beëindiging of intrekking; de inhoudelijke antwoorden worden niet voor dit doel bewaard.
Nieuwsbriefgegevens	Tot afmelding. Een minimale blokkade- of afmeldregistratie en toestemmingsbewijs kunnen daarna maximaal 5 jaar worden bewaard om de afmelding te respecteren en toestemming te kunnen aantonen.
Reviews en gepubliceerde reacties	Zolang de bijdrage relevant en rechtmatig gepubliceerd is, of tot een geldig verwijderverzoek. Antispamgegevens worden zo kort mogelijk bewaard.
Beveiligings- en technische logs	In beginsel maximaal 90 dagen, tenzij een beveiligingsincident nader onderzoek vereist.
Cookies en analytics	Volgens het cookiebeleid en voorkeurenscherm; niet-noodzakelijke gegevens alleen na toestemming. AIRIAS streeft naar een zo kort mogelijke, passend ingestelde termijn.

8. Beveiliging

AIRIAS neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, onbevoegde toegang, wijziging of misbruik. Daaronder vallen waar passend beveiligde verbindingen, toegangsbeperking, sterke authenticatie, updates, back-ups en afspraken met dienstverleners. Geen enkele beveiligingsmethode biedt absolute zekerheid. Bij een vermoedelijk datalek beoordeelt AIRIAS de gevolgen en meldt AIRIAS het incident waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

9. Privacyrechten

Betrokkenen kunnen, voor zover de AVG dat toestaat, verzoeken om:

1. Inzage: informatie over de persoonsgegevens die AIRIAS verwerkt en een kopie daarvan.
2. Correctie: onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten verbeteren.
3. Verwijdering: persoonsgegevens te laten wissen wanneer geen geldige reden bestaat om deze langer te bewaren.
4. Beperking: de verwerking tijdelijk te beperken in de situaties die de AVG noemt.
5. Bezwaar: bezwaar te maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang en altijd tegen direct marketing.
6. Dataportabiliteit: gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen wanneer dit recht van toepassing is.
7. Intrekking: eerder gegeven toestemming op ieder moment in te trekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar airias@houseofhealthy.nl. AIRIAS kan aanvullende informatie vragen om de identiteit te controleren. AIRIAS reageert in beginsel binnen één maand. Als een verzoek complex is of veel verzoeken tegelijk worden ontvangen, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; de verzoeker wordt daarover geïnformeerd.

10. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

De quickscan deelt antwoorden automatisch in bij een adviesprofiel. Dit is een eenvoudige informatieve vorm van profilering. AIRIAS neemt op basis hiervan geen volledig geautomatiseerde beslissingen die juridische gevolgen hebben of iemand anderszins in aanmerkelijke mate treffen. Voor persoonlijk advies kan altijd menselijke beoordeling worden gevraagd.

11. Kinderen

De website en quickscan zijn niet bedoeld om zelfstandig persoonsgegevens van kinderen jonger dan 16 jaar te verzamelen. Een ouder of wettelijk vertegenwoordiger kan een situatie rondom een kind beschrijven, maar AIRIAS adviseert om geen naam of andere direct identificerende gegevens van het kind in te vullen tenzij dat noodzakelijk is. Wanneer AIRIAS ontdekt dat zonder geldige toestemming gegevens van een kind zijn verzameld, worden deze verwijderd voor zover geen andere wettelijke grondslag geldt.

12. Klacht indienen

AIRIAS probeert privacyvragen eerst rechtstreeks op te lossen. Een betrokkene heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Autoriteit Persoonsgegevens – klacht of tip indienen

13. Cookies

Het privacybeleid en cookiebeleid vullen elkaar aan. Het cookiebeleid beschrijft welke cookies en vergelijkbare technieken worden gebruikt, wie de aanbieders zijn, voor welk doel zij worden geplaatst en hoe lang zij actief blijven. Bezoekers moeten hun voorkeuren later eenvoudig kunnen wijzigen of intrekken.

Cookiebeleid AIRIAS

14. Wijzigingen

AIRIAS kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De nieuwste versie staat op airias.nl. Bij ingrijpende wijzigingen informeert AIRIAS betrokkenen waar dat passend of wettelijk vereist is.

15. Contact

Voor vragen, intrekking van toestemming of privacyverzoeken:

E-mail: airias@houseofhealthy.nl

Postadres: AIRIAS, Wim Noordhoekkade 666, 1087 NJ Amsterdam, Nederland

Telefoon: +31 6 24214797